Les métiers dans les études de notaires

Le juriste

Le juriste intervient aux côtés du notaire à toutes les étapes importantes de la vie des particuliers ou des entreprises (opérations immobilières, conseil fiscal ou patrimonial, règlement successoral…). Chacune de ces étapes est concrétisée par un acte notarié.

Ses missions

Les principales missions du juriste sont de préparer, rédiger et participer à l’analyse juridique des actes. Il est en relation directe avec le notaire et gère les dossiers confiés par ce dernier. Son rôle dépend de son expérience et de la taille de l’office dans laquelle il travaille.

Il peut recevoir directement les clients, proposer des solutions et rédiger des conventions. La profession offre à ces jeunes la perspective d’une formation complémentaire qui, additionnée à l’expérience acquise, leur permet d’accéder à plus d’autonomie.

Ses qualités

Rigueur dans la rédaction des actes, connaissance des règles de déontologie, maîtrise des outils technologiques de la profession notariale, qualité relationnelle et sens des responsabilités sont les atouts principaux d’un bon juriste.

Sa formation

Elle passe par l’Ecole de notariat ou par une formation universitaire (licence ou maîtrise).

Le formaliste

Le formaliste représente une fonction clé de l’office. Il assure le transfert des actes signés aux différentes administrations publiques. Le poste de formaliste existe dans la plupart des offices.

Ses missions

II est chargé de toutes les démarches de publication et d’enregistrement des actes auprès du service de publication et des services fiscaux dans les délais impartis.

Il est responsable de la GED (Gestion électronique des documents) et il est souvent fournisseur de statistiques de l’étude en lien direct avec le juriste ou le notaire. L’efficacité de son action a un retentissement direct sur la qualité du service aux clients.

Ses qualités

Rigueur, respect des délais, connaissance des pratiques des administrations, connaissance des outils modernes de l’office notarial, sens des responsabilités et diplomatie sont demandés pour ce poste.

Sa formation

Beaucoup ont appris leur métier au sein d’un office, sans avoir reçu de formation juridique. Le BTS Métiers du notariat constitue une solide base pour l’exercice de cette profession.

Pour accéder à cette fonction, une formation est accessible après le baccalauréat. Elle conduit à un certificat de qualification professionnelle (CQP).

La bonne gestion des tâches d’un formaliste est source d’économie.

Le caissier / le comptable

C’est par excellence la personne de confiance de l’office. Il est souvent doté d’une expérience forte du secteur et connaît parfaitement les rouages de la structure.

Ses missions

Il gère « les comptes clients » et la comptabilité générale de l’étude (opérations quotidiennes, arrêté annuel des comptes…). Il calcule les frais d’actes et assure leur recouvrement.

Il exerce souvent sa mission avec un expert-comptable et/ou un fiscaliste. Dans certains cas, il peut également exercer une mission de gestion du personnel (paie, charges sociales et fiscales, congés, absences). Le comptable est le responsable administratif et financier de l’étude et bénéficie souvent d’une grande délégation.

Ses qualités

Il doit avoir d’excellentes qualités relationnelles, aussi bien avec les clients qu’avec les fournisseurs ; rigueur, autonomie, connaissance du vocabulaire juridique sont nécessaires.

Sa formation

Il est souvent titulaire d’un diplôme de comptable. Une formation spécifique est accessible aux personnes ayant une formation de deux années après le baccalauréat et conduit à un certificat de qualification professionnelle (CQP).

Assistant(e) – Secrétaire juridique

Au sein d’un office, l’assistant(e) est un maillon important. Il est souvent le 1er contact avec le client. C’est également une personne de confiance et de « mémoire » qui est en contact direct avec le notaire ou le juriste.

Ses missions

Les missions de l’assistant varient selon l’importance de l’office. Elles peuvent aller d’un travail de secrétariat (gestion des appels téléphonique et des rendez-vous, constitution des dossiers, saisie des actes, archivage) à une véritable mission d’assistance d’un notaire ou d’un juriste.

Dans ce cas, il a pour rôle de constituer les dossiers pour la production des actes, de les solder, d’effectuer des recherches documentaires si nécessaire.

Ses qualités

Il est tenu au secret professionnel. Rigueur, bon relationnel, orthographe irréprochable, excellente maîtrise de l’outil informatique sont également nécessaires.

Sa formation

Doté de bonnes connaissances en bureautique et en secrétariat, la formation de l’assistant est parachevée par sa pratique quotidienne ainsi que par des formations spécifiques proposées par la profession.

Négociateur immobilier

Si l’étude est dotée d’un service de négociation immobilière, il est chargé d’assurer la vente ou la location de biens immobiliers en réalisant l’estimation, la publicité, les visites, les états des lieux.

Gestionnaire de patrimoine

Cette fonction très spécialisée existe le plus souvent dans des offices urbains de taille importante, elle consiste notamment à gérer et optimiser le patrimoine professionnel ou privé des clients de l’office. C’est un spécialiste de l’organisation et du transfert du patrimoine.